Расходы на приобретение ГСМ для собственных и арендованных автомобилей учитываются одинаково. Для учета стоимости ГСМ в налоговых расходах нужны документы, подтверждающие оба факта:
1) приобретение ГСМ. Перечень документов зависит от способа приобретения ГСМ:
| Способ приобретения ГСМ | Документы, подтверждающие приобретение ГСМ |
| Наличный расчет | Чеки ККТ, авансовые отчеты водителей |
| Топливные талоны | Корешки талонов либо отчет эмитента талонов о количестве топлива, отпущенного по талонам за месяц |
| Топливные карты | Отчет эмитента карты о количестве топлива, отпущенного за месяц |
2) использование транспорта (далее - ТС) в служебных целях, а также расходование ГСМ. Здесь набор документов зависит от того, оснащено ли ТС электронной системой контроля (Письмо Минфина от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354):
| Наличие электронных систем контроля в ТС |
Документы, подтверждающие | |
| "служебный" пробег ТС | расходование ГСМ | |
| Отсутствуют | Путевые листы, которые по вашему выбору можно составлять:
Главное, чтобы в путевом листе были все обязательные реквизиты, утвержденные Минтрансом |
Бухгалтерская справка |
| Только система контроля расхода топлива | Распечатанные отчеты системы | |
| Только система контроля пробега | Распечатанные отчеты системы, подписанные лицом, ответственным за эксплуатацию ТС | Бухгалтерская справка |
| Система контроля пробега и расхода топлива | Распечатанные отчеты системы, подписанные лицом, ответственным за эксплуатацию ТС | |
При ОСН стоимость всего количества ГСМ, потраченного за месяц, включается в расходы на последнее число месяца (Письмо Минфина от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12). Хотя НК РФ и не требует нормировать расходы в виде стоимости ГСМ, при определении обоснованности затрат на приобретение ГСМ Минфин рекомендует руководствоваться Методическими рекомендациями Минтранса (Письмо Минфина от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12). А если ТС не упомянуто в Методических рекомендациях, то нормами, установленными в технической документации на ТС (Письма Минфина от 17.11.2011 N 03-11-11/288, от 10.06.2011 N 03-03-06/4/67).
НДС, предъявленный поставщиком ГСМ, принимается к вычету при отражении стоимости приобретенных ГСМ по дебету счета 10 "Материалы", только если у вас есть счет-фактура продавца (Письмо Минфина от 03.08.2010 N 03-07-11/335).
При УСН стоимость приобретенных ГСМ списывается в расходы на день их оплаты поставщику (Письмо Минфина от 23.12.2009 N 03-11-09/413).
Образец заполнения путевого листа легкового автомобиляОбразец заполнения путевого листа грузового автомобиля (форма N 4-П)Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля (форма N 4-С)
