Сувениры - это вещи, на которых изображены средства индивидуализации самой организации или реализуемых ею товаров, работ или услуг (логотип, товарный знак, фирменное наименование и т.д.) (п. 1 ст. 3 Закона N 38-ФЗ, Письмо ФНС от 25.04.2007 N ШТ-6-03/348@). Это могут быть открытки, календари, ручки, пакеты, ежедневники и т.п.
И при ОСН, и при УСН передача сувениров третьим лицам (в том числе не являющимся клиентами организации) учитывается в составе нормируемых рекламных расходов (Письмо УФНС по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.2).
Если организация - плательщик НДС, то при раздаче сувениров она начисляет НДС так же, как при раздаче любой другой рекламной продукции.
Если стоимость сувенира больше 4000 руб., то при его передаче физическому лицу организация становится налоговым агентом по НДФЛ. НДФЛ в этом случае исчисляется так же, как при передаче подарков (Письмо Минфина от 06.04.2009 N 03-04-06-01/81, п. 28 ст. 217 НК РФ).
Порядок начисления НДС при раздаче рекламной продукции зависит от того, является ли рекламная продукция товаром, т. е. имуществом, которое можно продать в собственном качестве, так как оно само по себе обладает потребительской ценностью (п. 3 ст. 38 НК РФ, п. 12 Постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 N 33).
Вариант 1. Рекламная продукция является товаром (например, ежедневники, записные книжки, блокноты, брелоки, ручки, карандаши, календари, игрушки, пакеты, футболки, пробники и т.п.). При раздаче такой рекламной продукции (пп. 25 п. 3 ст. 149 НК РФ, Письма Минфина от 23.10.2014 N 03-07-11/53626, от 16.07.2012 N 03-07-07/64, от 27.04.2010 N 03-07-07/17):
- если цена единицы продукции с учетом НДС больше 100 руб. - на ее стоимость надо начислить НДС. "Входной" НДС по стоимости такой рекламной продукции принимается к вычету;
- если цена единицы с учетом НДС - 100 руб. или меньше - на ее стоимость НДС начислять не надо. "Входной" НДС по такой рекламной продукции учитывается в ее стоимости. Так как у вас появляется операция, не облагаемая НДС, надо вести раздельный учет "входного" НДС.
Чтобы не вести раздельный учет, можно отказаться от освобождения от НДС. Тогда при раздаче рекламной продукции любой стоимости надо будет начислять НДС, а "входной" НДС принимать к вычету.
Вариант 2. Рекламная продукция не является товаром (например, каталоги, рекламные брошюры, проспекты, буклеты, листовки, значки с рекламной символикой и т.п.). При раздаче такой рекламной продукции НДС на ее стоимость начислять не надо. "Входной" НДС по такой рекламной продукции к вычету не принимается и учитывается в ее стоимости (Письма Минфина от 19.12.2014 N 03-03-06/1/65952, от 23.10.2014 N 03-07-11/53626, от 19.09.2014 N 03-07-11/46938, п. 12 Постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 N 33). Так как у вас появляется операция, не облагаемая НДС, надо вести раздельный учет "входного" НДС.
Образец заполнения счета-фактуры при бесплатной раздаче рекламной продукции